Fino a oggi, se si voleva apportare modifiche a un documento Excel, Word o PowerPoint condiviso online, si doveva fare i salti mortali. Ma Microsoft ha finalmente risolto questo incubo quotidiano, che aveva sottovalutato per troppo tempo.
Office online risolve il problema dei permessi di modifica
Ogni giorno milioni di persone aprono documenti condivisi e s’imbattono nello stesso messaggio: Stai visualizzando questo documento
, che significa che possono solo guardare, ma senza modificare nulla.
Finora le soluzioni per Office online erano tutte scomode: scaricare il file sul proprio computer, modificare la copia e rinviarla al proprietario (creando confusione tra versioni). Oppure mandare un’email chiedendo gentilmente i permessi di scrittura e aspettare che qualcuno prima o poi rispondesse. Metodi che funzionano, sì, ma fanno perdere un mucchio di tempo.
Microsoft ha risolto la faccenda con un pulsante per richiedere direttamente i permessi di modifica. Non serve più uscire dall’applicazione o aprire la posta elettronica. Come funziona?
- Si apre il documento Word, Excel o PowerPoint online;
- Si clicca sull’icona “Visualizzazione” in alto a destra;
- Si scegli “Richiedi più accesso”:
- Si seleziona “Chiedi di modificare” o “Chiedi di rivedere”;
- Si aggiunge una nota opzionale per spiegare perché servono i permessi;
- Si invia la richiesta.
Il proprietario del file riceve una email con la richiesta e può accettare o rifiutare direttamente dalla posta elettronica, senza dover aprire il documento. Se accetta, si deve solo aggiornare la pagina per vedere i nuovi permessi attivati.
I limiti e la disponibilità
Microsoft avverte che per documenti molto grandi o complessi, oppure con molti co-autori, l’attivazione dei nuovi permessi potrebbe richiedere qualche minuto. Inoltre la funzione non è disponibile nella “Vista classica” di Word online, ma funziona perfettamente nella versione normale.
La novità è disponibile per tutti i clienti business con Microsoft 365, a patto che il documento sia salvato su OneDrive o SharePoint. Non serve installare nulla o aggiornare software: è già tutto pronto e funzionante.
